Comment faire un devis - facture dans les règles de l’art ?

 

Lorsqu’on lance son activité, on est tout de suite confronté à l’inévitable : la gestion et le suivi de sa comptabilité. C’est de cette problématique que surgissent plusieurs interrogations, notamment dans la réalisation des devis et factures. Ces éléments de la comptabilité sont-ils obligatoires ? Comment effectue-t-on un devis et une facture ? Comment automatiser le processus ? Surtout pas de panique ! Dans cet article, nous mettons en lumière tous ces éléments et apportons des réponses pour vous permettre d’affronter sereinement votre cœur de métier.

1. Présentation des concepts devis et facture

Bien qu’ils soient intimement liés dans la gestion de comptabilité au sein d’une entreprise, la fonction de devis et facture sont d’abord différents l’un de l’autre.

1.1 Le devis

Le devis est le document qui rend compte soit d’une vente d’un produit, soit d’une prestation de services. Pour ceux qui sont dans une activité de vente, on évoque également le concept de « bon de commande ». Cela étant, un devis intègre les informations précontractuelles telles que la description du produit ou du service, le prix, la date de livraison pour ne mentionner que les plus importants. A partir d’une certaine somme, le devis devient automatiquement obligatoire. Le montant exact dépend de la législation dans chaque pays.

Par ailleurs, il en va de même pour un certain type de prestation comme le service à la personne, les travaux, etc. Cependant, il est judicieux pour les entrepreneurs de toujours effectuer un devis. Ceci pour la simple raison qu’il s’agit d’une mesure de sécurité pour les parties prenantes. De plus, un devis vient rassurer le client. Plus encore lorsque le produit ou le service est personnalisé et complexe. En principe, un devis se fait gratuitement pour les clients.

1. 2. La facture

La facture est un document produit à la comptabilité qui est le résultat d’une opération commerciale. En effet, on doit l’émettre à la fin d’une prestation ou à la livraison d’une marchandise. Dans le cadre du e-commerce, la facture se fait une fois que le paiement a été effectué. Il est obligatoire pour le commerçant ou le prestataire d’établir une facture pour son client, même si ce dernier n’en veut pas.

En outre, la facture se présente sous un format papier et doit se produire en double exemplaire : une facture pour le client et l’autre pour le commerçant. Il existe deux manières de facturer lorsqu’on fait dans la prestation de service. La première se fait au temps passé incluant le coût à l’heure ou à la journée. La seconde manière se fait au forfait qui renvoie au coût d’une mission complète.

2. Comment rédiger un devis et une facture ?

Les devis et les factures possèdent les mentions légales obligatoires et suivent un certain formalisme administratif pour qu’ils soient valables. De ce fait, il faut juste savoir rédiger l’un pour connaître l’autre. Voici les différentes parties qu’on retrouve dans un devis et une facture.

2.1 Les coordonnées, le titre, le date et le numéro

Le premier obligatoire à mentionner ce sont les coordonnées du prestataire et celles du client. De plus, on y voit un lieu et une date d’émission du devis et de la facture. Les deux documents doivent avoir un numéro unique et qui soit chronologique. Ceci garantit une meilleure traçabilité du processus de la comptabilité.

•    Description, la quantité, le tarif, le HT, La TVA et le TTC

Cette deuxième partie se présente sous forme d’un tableau avec toutes les données nécessaires relatives aux produits ou aux services. De plus, chacune des lignes renvoie à une opération effectuée ou un produit vendu. Parmi ces éléments, on cite :

• Le nom de la marchandise ;
• La date de livraison du produit ou la durée de la prestation de service.
• La dénomination du service ou de la marchandise (si possible en détail : les étapes importantes de la prestation, le nombre de retours maximum, etc.)
• La quantité de la marchandise ou le nombre d’heures ou la (s’il s’agit d’un forfait, pas besoin d’avoir cette colonne) ;
• Le prix à l’unité, horaire ou forfaitaire Hors Taxes (H.T)
• Le montant total Hors Taxe (H.T) ;
• Le taux de la TVA. Pour ceux qui ne possède pas de TVA doivent simplement mettre 0 suivi de la mention « TVA non applicable » ;
• Le montant total de Toutes Taxes Comprises (TTC) ;
• Les conditions de vente et le numéro de dépôt de paiement (numéro de banque ou numéro mobile money).

•     Le paiement, les conditions de règlement et signature

Le plus souvent, cette dernière partie est la plus négligée, or elle est d’une grande importance. En effet, elle mentionne les conditions de règlement qui doivent être respectées. Lorsque les CGV (Conditions Générales de Vente) ont déjà été rédigées (au verso ou sur un autre papier au besoin), il faut les joindre et les signer également comme le devis. Si on a affaire aux sites de e-commerce, on peut accepter les CGV en cochant une case avant l’opération d’achat.

3. Opter pour une gestion automatisée des devis et factures

En entreprise, une gestion automatisée consiste à faire appel à logiciel spécialisé. En effet, cette dernière traite facilement et rapidement toutes les opérations relatives non seulement aux devis et factures, mais également synchronise toutes les informations pour produire des états financiers. Et cela se fait en temps réel, quel que soit le lieu (où se trouve le chef d’entreprise ou l’expert-comptable), et sur n’importe quel appareil mobile.

Le plus souvent, une organisation doit établir ces devis et facture séparément, or grâce à un outil automatisée tout est synchronisée à vos modules métiers, plus besoin de gérer cela séparément. C’est dans cette optique qu’à Mobility Cloud, nous vous apportons des solutions automatiques qui aident votre entreprise à bénéficier d’une gestion automatisée des devis-factures avec production des états financiers et synchronisation automatiques avec les modules métiers. Découvrez nos offres et faites un essai gratuit ici.