L’inventaire physique des stocks est une
démarche qui consiste à identifier, comptabiliser puis évaluer l’ensemble des
stocks d’une entreprise. L’inventaire comptable permet de valoriser avec certitude les stocks présents
à l’actif du bilan. Il est obligatoire pour les sociétés commerciales qui
détiennent des stocks de quelque nature que ce soit.
Qu’est-ce
qu’un stock en comptabilité ?
Sur le
plan comptable, les stocks sont des actifs que l’entreprise possède. Ils sont
destinés à être consommés dans le cadre de l’activité de l’entreprise, ou à
être vendus. Les stocks ont bien sûr des natures et des fonctions
différentes. Ils peuvent être constitués par un commerçant, une entreprise de
production, une société de service ou un professionnel libéral :
· Chez un commerçant le stock correspond principalement
aux marchandises achetées, et il a pour vocation à être revendu. Il comprend
aussi les emballages, les fournitures, etc.
· Dans les entreprises de production (artisans,
industries, etc.) les stocks se composent majoritairement de matières premières
et de consommables non utilisés, des produits en-cours, des produits
intermédiaires, des produits finis et des produits résiduels. Ils comprennent
aussi les emballages, les fournitures, etc.
· Dans les entreprises de service ou chez les
professions libérales, le montant des stocks est généralement plus restreint,
car il ne se compose souvent que de fournitures.
L’inventaire
permet à l’entreprise de contrôler les écarts entre les valeurs théoriques (ou
informatique) des stocks et la valeur réelle. Il joue un rôle important dans la
gestion des stocks. Selon les entreprises, les écarts peuvent être plus ou
moins importants. Ils sont dus à la perte, au vol, à la casse ou la dégradation
et aux erreurs de livraisons (réception ou envoi).
Un
inventaire comptable est-il obligatoire pour toutes les entreprises ?
Toutes les personnes,
physiques ou morales qui ont la qualité de commerçant sont tenus par le code du
commerce à : « contrôler par inventaire, au moins une fois tous les 12 mois,
l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de
l’entreprise ».
S’il
n’existe pas d’obligation concernant le suivi comptable des stocks et des
encours, ni sur la tenue d’un inventaire permanent, les entreprises sont
cependant tenues de réaliser un inventaire physique annuel.
L’obligation d’inventaire est
cependant plus souple lorsque l’entreprise dispose d’un inventaire permanent
fiable. L’inventaire sera réputé fiable s’il permet :
· De
s’assurer de l’existence et de l’appartenance des stocks,
· De
détecter la qualité des stocks et leur degré de rotation.
Dans ces conditions, l’entreprise
peut alors effectuer :
· Un
inventaire physique annuel complet à la date de clôture ou à une date
antérieure (un écart maximum de 3 mois est recommandé),
· Un
inventaire physique tournant qui consiste à contrôler les quantités d’un
certain nombre d’articles pendant l’exercice en organisant les contrôles de
manière à ce que chaque article soit au moins contrôlé une fois par an.
Les différentes méthodes
d’inventaire
Comme nous l’avons évoqué, il
n’existe pas de prescription formelle quant au suivi et/ou l’inventaire des
stocks et encours dans l’entreprise. Il existe différentes méthodes
d’inventaire, dont l’inventaire ponctuel qui se fait à une date fixe, et
l’inventaire permanent.
L’inventaire ponctuel
L’inventaire ponctuel consiste à recenser
et valoriser l’ensemble des stocks de l’entreprise à une date donnée (la date
de fin d’exercice). Une fois la totalité des articles ou matières
comptabilisés (ou pesés) ils feront l’objet d’une valorisation unitaire
précise. Le produit de la quantité par la valeur de l’article permettra de
connaître la valeur du stock de chaque article.
L’inventaire permanent
L’utilisation de logiciels adaptés
rend possible l’inventaire permanent. Ces logiciels enregistrent l’entrée,
l’utilisation et la sortie de chaque article. Le suivi rigoureux et exhaustif
des entrées et sorties de stock permet de connaître en permanence la quantité
de stock présent dans l’entreprise.
Des inventaires partiels et
réguliers permettent de contrôler l’exactitude des stocks informatiques. Ce
système ne peut fonctionner que si l’entreprise prévoit que l’on suive
informatiquement l’ensemble des articles et qu’ils fassent l’objet
d’un contrôle physique régulier (au moins une fois par an).
Organiser l’inventaire
L’inventaire est un élément important pour la
gestion des stocks, il consiste à faire le tour de l’entreprise et à compter le
nombre d’unités (éléments ou poids) de chaque article visible et identifié.
Pour réaliser un inventaire de qualité, un certain nombre de principes sont à
suivre. De plus, une bonne organisation contribue au bon déroulement et au gain
de temps de ce travail, souvent fastidieux.
1 – Organisation
Généralement, l’inventaire
est organisé et préparé par un responsable administratif, son exécution est
confiée à un cadre de l’entreprise. Ce dernier aura pour
mission de faire réaliser un inventaire exhaustif de qualité, et de trancher
les questions qui se posent. L’exactitude du bilan dépend en partie de la
qualité de l’inventaire.
2 – Efficacité
Pour gagner en efficacité le
responsable administratif aura pris soin de :
· Ranger
les lieux de stockage,
· Regrouper
les différents articles lorsque c’est possible,
· Adresser
les stocks et indiquer l’adresse de chaque article sur les fiches de stock,
· Ordonner
la fiche de stock en suivant le rangement physique des articles. Faire une
fiche de stock par lieu de stockage,
· Identifier
les articles qu’il ne faut pas compter. (ils n’appartiennent pas à l’entreprise
ou n’ont plus de valeur comptable),
· Proposer
du matériel pour aider au comptage (pastilles, balances, stylos, calculatrices,
…).
3 – Arrêt de l’entreprise
La plupart du temps, lors d’un inventaire,
l’entreprise est à l’arrêt. Les locaux doivent rester fermés pendant le
comptage des articles. Cela permet d’éviter les
mouvements d’articles (vente, mise en rayon, consommation…) pendant la durée du
comptage, tout en mobilisant l’ensemble du personnel à cette tâche longue et
fastidieuse. Tous les responsables auront pris soin :
· D’éviter
les livraisons les jours précédents,
· De
limiter les encours de production,
· De
livrer les produits finis,
· D’assainir
les stocks.
4 – Traçabilité et contrôle
Pour que le comptage soit précis, il doit être
traçable et contrôlable. La plupart du temps les services administratifs
proposent des fiches de stocks numérotées. Celles-ci comprennent la
localisation, la désignation et la quantité théorique des articles à compter. L’équipe
de comptage (généralement 2 personnes) compte les produits et inscrit la
quantité sur la fiche de stock au crayon indélébile. Une fois le comptage
fini, ils signent la fiche et la remettent au responsable qui leur confie une
nouvelle tâche de comptage. Un contrôle aléatoire des fiches de stock permet
de s’assurer de la qualité du comptage.
5 – Cloisonnement des opérations
de comptage
Lorsque c’est possible il doit y avoir une séparation
entre le comptage et la supervision. De plus, un inventaire réalisé
par des personnes qui n’interviennent pas sur la partie inventoriée représente
un gage de qualité. Ainsi, il est préférable que
l’entreprise s’organise pour que les compteurs et les responsables
n’interviennent pas sur leur zone de travail, domaine de compétence ou site. Le cloisonnement est l’une des clés d’un inventaire
fiable.
6 – Exhaustivité
L’inventaire doit être exhaustif, tous les locaux
doivent être ouverts et ce qu’ils contiennent doit être inventorié. On
doit identifier clairement les éléments qui ne figurent pas sur les fiches de
stock. On doit indiquer la raison du « non comptage ».
La valorisation des stocks
La valorisation des stocks est un élément important de
l’inventaire, pour bien comprendre ce point consultez cet article sur le sujet.
En effet, l’enjeu d’un inventaire de qualité réside
autant dans la qualité de comptage que dans celle de la valorisation des
stocks. La valorisation des stocks d’une société commerciale se
fait grâce aux coûts d’achats. Celle d’une entreprise de production nécessite
une évaluation des coûts de production. Celle-ci peut se faire en utilisant
différentes méthodes.
La valorisation selon la méthode du
Premier Entré Premier Sorti (PEPS ou FIFO)
Facile à appliquer, cette méthode est la plus
couramment utilisée. Elle consiste à estimer que l’on utilise les produits les
plus anciens en priorité. Concrètement, cela permet de valoriser les stocks à
leur dernier coût d’achat.
Le Coût Moyen Unitaire Pondéré (CMUP)
Le coût moyen unitaire pondéré valorise le stock final en calculant le coût moyen des achats sur
une période déterminée (l’exercice). Il se calcule de la manière
suivante :
Une fois le ratio calculé pour chaque produit, il
suffit de valoriser le stock en multipliant les quantités comptées par le coût
moyen pondéré obtenu.
Remarque : La
méthode de valorisation à un impact sur la valeur des stocks. Elle joue en
conséquence sur le montant inscrit au bilan. Une fois que l’entreprise a choisi
une méthode de valorisation, elle ne peut en changer quand elle veut (afin d’améliorer
la présentation du bilan). Si le changement de méthode est possible, il doit
être justifié. Il doit faire l’objet de notes dans les annexes au bilan.
Après avoir fait l’inventaire de votre stock, vous serez probablement confronté à l’enregistrement des données et leurs stockages. Notre module Mobility Business, est un outil puissant qui sait s’adapter aux besoins de gestion automatisée de vos stocks, point de vente, relation client, …