Tout savoir sur la gestion de la paie et son fonctionnement

La paie se trouve au cœur de la gestion administrative du personnel. C’est l’élément central du couple travail-rémunération. C’est une action qui consiste à rémunérer une personne en contrepartie d’une tâche réalisée.

Elle est formalisée par un document appelé bulletin de salaire ou fiche de paie. Celui-ci doit être fourni obligatoirement au salarié et respecter un certain nombre de règles légales et conventionnelles.  L'objectif de la gestion de la paie est d'assurer une certaine stabilité économique et sociale à l'entreprise, il convient donc de dire que c'est un moment très important dans le couple effort-récompense. Bien que connu de tous, la rémunération revêt quelques notions à assimiler. Ce à quoi s'attèlera notre article.

1. Présentation de la gestion de la paie

La gestion de la paie est l’organisation du mode de rémunération des employés et du calcul budgétaire des cotisations salariales et patronales relatives à cette rémunération. La production de la paie est à la fois du ressort du service comptabilité et des Ressources Humaines.

L'on distingue 03 principaux moyens ou modes de paiement en entreprise, à savoir l'espèce, le chèque et la carte bancaire.

a.   Le Paiement en Espèce

Il s'agit d'une rémunération effectuée directement à l'employé en espèces ou “liquide” et qui représente la plus grande partie du budget de la paie. Cela permet de réduire les coûts, mais peut être source d'absentéisme, de fraude et d'une perte d'efficacité chez l'employé. Les espèces représentent ainsi le moyen de paiement le plus ancien, mais pas le plus utilisé pour les entreprises qui souvent négocient des montants bien trop élevés pour être réglés en espèces.

b.  Le Paiement par Chèques

Les paiements par chèque sont encore d’actualités au sein des entreprises, mais tendent à reculer au fil des années. C’est un moyen de règlement pratique et rapide. Car il permet de laisser une trace tangible du paiement, tout en évitant aux parties concernées les désagréments et les risques qui accompagnent le paiement en espèces, notamment lorsqu’il s’agit de sommes importantes.

Ce dernier présente un risque pour le créancier, qui n’a aucune garantie de la solvabilité de l’entreprise à la date d’émission du chèque. Cette option n’est donc pas l’idéale pour les petites et très petites entreprises dont le dirigeant a parfois encore des difficultés à se verser un salaire suffisant à la fin du mois.

c.    Le Paiement par Carte Bancaire

Contrairement au chéquier, les cartes bancaires sont payantes. Leur montant dépend des prestations offertes. Ici, la partie principale du salaire est payée par une carte bancaire qui est directement disponible sur le compte de l'employé.

Les plafonds pratiqués par les banques sur les cartes professionnelles étant en général très élevés, la simplicité d’utilisation de ce mode de paiement conduit à une utilisation massive des cartes bancaires. De plus, les entreprises peuvent facilement bénéficier de 2, voire 3 cartes de paiement destinées aux principaux dirigeants de l’entreprise.

      D.  Le paiement par virement

Le virement est considéré comme étant un moyen de paiement sécurisé, Le virement traduit une opération de transfert d’une certaine somme entre deux comptes. C’est le moyen de paiement préféré des entreprises de service. Pour les entreprises de service, notamment spécialisées dans le domaine du web, ce sont les virements bancaires qui sont particulièrement appréciés. Ces derniers permettent de rémunérer les prestataires de manière quasiment instantanée sans nécessiter une présence physique. Ainsi, dans le domaine d’une prestation de service, le virement bancaire est devenu la norme. Tandis qu’un paiement par carte bancaire est simple et rapide, le virement favorise les retards de paiement, voire les factures impayées, ce qui peut avoir des impacts négatifs sur votre trésorerie.

2. Le Processus de la paie

Pour mener à bien sa gestion de la paie, il faut passer par 05 étapes plus ou moins complexes

a.   Le Recueil des Variables de la Paie

Les variables de la rémunération sont toutes les données nécessaires à l'établissement du bulletin de paie. Le gestionnaire de la paie va recueillir toutes les données pour les intégrer dans le bulletin de paie. Il s'agit des éléments qui vont affecter la rémunération des salariés :

●     Primes : Prime d'ancienneté, primes exceptionnelles, primes de vacances

●     Commissions

●     Heures supplémentaires, complémentaires

●     Rapports de salaire

●     Absences du salarié

●     Congés payés

b.  Le Calcul de la Paie

Le calcul du salaire de base de l'employé dépend de son contrat de travail. À ce salaire de base vient s'ajouter très souvent les primes, indemnités et avantages en nature que le salarié va percevoir.

c.    Établissement du bulletin de paie

Une fois les variables enregistrées vient le moment de la paie. Le logiciel de gestion de la paie l'exécutera en fonction des paramétrages que vous avez mentionnés, Mobility Cloud vous simplifiera cette phase avec un module Paie et RH qui vous fera gagner en temps et en efficacité.

d.  Établissement de la DSN (Déclaration Sociale Nominative)

En général, elle se fait chaque mois selon la réglementation de chaque pays. C’est une opération qui incombe au gestionnaire de la paie et elle consiste à transmettre les différentes données issues de la paie en les regroupant en une seule déclaration simplifiée.

e.   Les DSN événementielles

Ici, il s'agit de déclarer les différents événements qui surviennent pendant le mois et qui ont impacté la paie, comme les accidents de travail, les arrêts maladie.

3. L'importance de la gestion de la paie

La gestion de la paie est importante pour plusieurs raisons. Elle aide les entreprises à s'assurer qu'elles se conforment à la loi et elle les aide à gérer leurs finances et aussi les aide à gérer leurs travailleurs.

Elle permet aussi de développer ou d'optimiser les avantages de l'entreprise dans l'environnement concurrentiel.

L'importance de la rémunération se situe aussi dans la motivation et la productivité des employés.

Il est donc impératif que vous rémunériez vos employés équitablement pour leur travail afin qu'ils puissent rester productifs et motivés.