Les facteurs à considérer avant la mise en place d'un ERP

L'intégration d'un système tel que le progiciel de gestion intégré (PGI ou ERP) est un processus extrêmement critique qui doit être exécutée avec la plus grande précision. Le fait est qu'il existe aujourd'hui un grand nombre d'organisations qui utilisent un ERP dans le cadre de leurs activités principales et qui obtiennent des résultats fructueux. L'inconvénient, ou très probablement le principal goulot d'étranglement associé à l'intégration d'un ERP, est le manque de préparation ou d'évaluation de la part de la direction. Il arrive souvent que les parties prenantes ou les décideurs d'une organisation donnée ne soient pas entièrement convaincus par l'intégration d'un ERP ou ne sachent tout simplement pas comment s'y prendre. C'est ce qui conduit à la confusion et, finalement, à l'échec de la mise en œuvre. De nombreux facteurs contribuent à la réussite d'un projet de mise en œuvre d'un ERP et ces facteurs doivent être dûment pris en compte avant de s'engager dans un tel projet. En voici 7 facteurs à considérer avant d'intégrer un ERP à votre activité.

1.    Définissez clairement vos objectifs et planifiez le processus

D'une part, pour réussir la mise en œuvre d'un ERP, une entreprise doit définir l'objectif qu'elle poursuit au sein de son organisation.

Il y a de nombreuses raisons à cela, mais la plus importante est que cela vous permet de vous concentrer sur ce que vous voulez accomplir. Lorsque vous avez une vision claire de ce que vous attendez de votre système, il sera beaucoup plus facile de déterminer quelles caractéristiques et fonctions sont nécessaires et lesquelles ne le sont pas.

Sans objectif défini, les entreprises risquent de dépenser trop d'argent pour des caractéristiques et des fonctions inutiles, ou de ne pas tirer suffisamment parti du système, même si elles y ont beaucoup investi.

D'autre part, le processus de mise en œuvre de tout système ERP est complexe, mais il peut être considérablement facilité par la planification. Le processus de planification doit comprendre les éléments suivants :

·       Établir un calendrier précis pour le processus d'intégration et le respecter.

·       S'assurer que toutes les parties prenantes sont impliquées dans le processus de planification.

·       Créer un plan détaillé pour chaque phase du processus d'intégration.

 2.   Impliquez votre équipe

Il est important pour une entreprise d'impliquer les employés dans l'intégration d'un système ERP au sein de l'entreprise pour le succès de la mise en œuvre de cet ERP. En effet, cela permettra d'accroître l'engagement et la productivité des employés.

Les employés qui sont impliqués dans le processus de mise en œuvre d'un système ERP seront plus engagés et plus productifs parce qu'ils comprennent comment leur travail s'inscrit dans un contexte plus large, ce qui leur permet de se concentrer sur ce qui compte le plus. Ils se sentent également plus autonomes et plus motivés pour accomplir leurs tâches quotidiennes, car ils savent que leurs contributions font la différence.

En outre, lorsque les employés sont impliqués dans le processus de mise en œuvre d'un système ERP, ils sont en mesure de fournir un retour d'information précieux sur le bon fonctionnement du système et sur les améliorations à apporter. Ce retour d'information peut être utilisé par la direction pour améliorer les processus ou apporter des changements en fonction des enseignements tirés de la mise en œuvre d'un système ERP dans votre organisation.

3.    Gérez bien les changements

Il est crucial pour une entreprise d'être prête à de grands changements à tous les niveaux de sa vie quotidienne afin de réussir la mise en œuvre de cet ERP.

L'implémentation d'un ERP demandera beaucoup de travail aux employés et aux managers. Elle leur demandera d'apprendre de nouveaux processus et procédures qui ne leur sont pas forcément familiers ou confortables, ce qui peut prendre du temps. Par conséquent, il est important que l'entreprise ait un plan en place pendant qu'elle forme ses employés sur la façon dont ils doivent utiliser ce nouveau système et sur le type de changements qu'ils doivent apporter, ainsi que sur le type de rôle que chaque employé jouera une fois que tout sera opérationnel.

En outre, l'intégration d'un ERP dans votre entreprise vous oblige à mettre à jour tous les aspects de votre activité, notamment les pratiques comptables, les systèmes de ressources humaines, les stratégies et processus de marketing, les techniques de service à la clientèle, les canaux de distribution, etc. Cela signifie que de nouveaux processus et procédures devront être créés ou mis à jour pour que chacun sache exactement ce qu'il doit faire dans chaque service, ce qui peut entraîner une certaine confusion jusqu'à ce que tout soit réglé.

4.    Allouez un budget

Pour qu'une entreprise puisse exploiter pleinement le potentiel d'un ERP, il est important qu'elle alloue un budget suffisant au processus d'intégration.

Les premiers mois de mise en œuvre d'un ERP peuvent être très coûteux, car les entreprises doivent payer la formation, le nouveau matériel et les logiciels, ainsi que le personnel supplémentaire. Si elles ne disposent pas de fonds suffisants, cette augmentation initiale des coûts risque de porter un coup aux finances de l'entreprise et de l'empêcher de poursuivre la mise en œuvre de son ERP.

En outre, il est important pour les entreprises d'allouer des fonds adéquats pendant le processus d'intégration, car elles auront besoin de ces ressources supplémentaires lorsqu'elles commenceront à utiliser leur nouveau système. Par exemple, si vous n'avez pas assez d'argent pour embaucher des employés temporaires pendant que vos employés actuels apprennent à utiliser votre nouveau logiciel, vous risquez d'avoir des retards dans la mise en place et le fonctionnement du système.

5.    Assurez-vous que tout le monde croit au projet

Un ERP est un système logiciel qui aide les entreprises à gérer et à contrôler leurs opérations. Il fournit une source d'information unique qui peut être utilisée pour automatiser la majorité des processus commerciaux. Un ERP intègre de nombreuses fonctions commerciales différentes dans un seul système, ce qui permet aux entreprises de rationaliser leurs opérations et d'accroître leur efficacité.

L'intégration d'un ERP au sein de votre entreprise nécessite du temps, des efforts et un engagement de la part de toutes les personnes impliquées dans le processus. Tout le monde doit croire aux mérites de l'intégration d'un ERP au sein de votre entreprise pour le succès de la mise en œuvre de cet ERP. Il s'agit notamment des employés des différents services tels que les ventes, le marketing, la production, etc., ainsi que des cadres qui prennent les décisions concernant les nouveaux systèmes de votre entreprise.

6.    Faites des formations et des sessions de remise à niveau

Il est important de s'assurer que tout le monde suit la formation et les mises à niveau pour pouvoir utiliser le logiciel au sein de l'entreprise afin de garantir le succès de la mise en œuvre de cet ERP. Si une personne ne sait pas comment l'utiliser, elle ne sera pas en mesure d’effectuer son travail, ce qui pourrait entraîner des problèmes. Cela peut également entraîner une confusion dans d'autres secteurs de l'entreprise, car les gens ne comprennent pas ce que font les autres. C'est aussi important, parce que si quelqu'un ne sait pas comment l'utiliser, il peut causer des problèmes ou même casser quelque chose, ce qui coûterait de l'argent et du temps pour essayer de le réparer.

7.    Choisissez Mobility Cloud comme ERP

Mobility Cloud est un logiciel de gestion commerciale et du réseau de distribution, complet, simple et efficace. Il comprend tous les outils de gestion dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise au quotidien pour un meilleur rendement. Il vous propose des applications variées en fonction de votre besoin, à savoir, gestion de comptabilité, des ventes et achats, du stock, du point de vente (POS), des ressources humaines, de la paie et Rh, des restaurants, de la production et distribution, gestion de la relation cliente, etc.

Il met à votre disposition une équipe disponible 24 /7 pour vous accompagner dans la mise en place de l'ERP dans votre entreprise. Cette équipe sera à votre disposition pendant la mise en œuvre de Mobility Cloud afin que vous puissiez bénéficier de toute l'assistance nécessaire à chaque fois dont vous en aurez besoin. De plus, nos experts sont spécialisés dans les systèmes ERP et sont en mesure de concevoir pour vous une solution personnalisée en fonction de vos besoins. Vous pouvez faire un essai gratuit pendant 14 jours en cliquant ici